Dopo aver organizzato centinaia di eventi, grandi e piccoli, pubblici e privati, locali, nazionali e internazionali come Agenzia di Eventi con Maia Events, ancora oggi, quando penso al significato che ha un evento, trovo spesso nuove spiegazioni e nuovi aggettivi per definirlo. La prima spiegazione che do alla parola "evento" è che un evento è un’esperienza unica, organizzata, con un fine specifico (pubblico o privato).
Se provassimo a definire un "evento", potremmo dire che gli eventi sono avvenimenti (programmati o meno) che nascono con una specifica finalità. L’elemento che caratterizza di più un evento è sicuramente la "Durata limitata nel tempo". Oltre a questa caratteristica intrinseca, sicuramente, un altro fattore che contribuisce a caratterizzare un evento è che ciascun evento è "unico" perché, anche se è ripetuto nel tempo, non può mai avere le stesse caratteristiche (per il periodo dell'anno, per gli anticipi o i ritardi nella programmazione, per l'afflusso di pubblico, per l'umore degli artisti o degli ospiti, per il clima, per gli imprevisti, per i fattori esterni che non dipendono dall'organizzatore, ecc.).
Sono tante le definizioni che si possono dare ad un evento.
Getz nel 2005 disse che "un evento è un’opportunità per fare un’esperienza di divertimento o di piacere, sociale o culturale, al di fuori della normalità e delle esperienze di tutti i giorni." Goldblatt nel 1990 disse che "un evento è un momento unico nel tempo che si svolge con una cerimonia o rituale e che soddisfa bisogni specifici." Volendo essere molto semplici e anche banali si potrebbe dire che
"Un evento è tutto ciò che è diverso da una normale giornata di vita".
Quali tipi di evento possiamo organizzare?
Proviamo a vedere quali sono i tipi di "evento" che possiamo organizzare e come si possono classificare.
Gli eventi si possono classificare secondo diversi aspetti a seconda delle caratteristiche che li contraddistinguono:
1. Per dimensione
2. Per tipologia
3. Per cadenza e durata
4. Per bacino di attrazione (target)
5. Per livello di attenzione (da parte dei media)
6. Per scopo
7. Per genereecc.
La gente comune distingue gli eventi per i loro Contenuti:
1. Celebrazioni
2. Eventi artistici e di intrattenimento
3. Eventi d’affari e commerciali
4. Competizioni Sportive
5. Eventi educativi e scientifici
6. Eventi ricreativi
7. Eventi politici e civili
8. Eventi privati
I professionisti, classificano gli eventi per Dimensione o Tipologia:
Per Dimensione:
1. Mega events
2. Major events
3. Minor events
4. Hallmark Events
Per Tipologia:
1. Sport
2. Cultura
3. Eventi aziendali di Comunicazione (Interna o Esterna)
Qual'è la differenza tra un evento e l'altro?
I Mega events sono gli eventi mondiali, quelli più grandi, e di solito hanno un target internazionale: Il Giubileo, i giochi olimpici, il campionato del mondo di calcio, ecc. Questi eventi producono un incremento del turismo, ottengono una grande copertura mediatica, hanno un forte impatto economico e provocano una rigenerazione urbana. E’ difficilissimo calcolare il costo di questi eventi, data la presenza di così tanti soggetti interessati e coinvolti (Stakeholders).
I Major Events attraggono un interesse locale, con copertura da parte dei media e un gran numero di partecipanti. Molti campionati sportivi importanti sono Major Events. Perché l’evento sia classificato come “Major” è necessaria che abbia almeno una di queste caratteristiche: Ci deve essere una competizione a livello internazionale, deve attrarre un significativo interesse da parte del pubblico e deve essere di rilevanza internazionale per il tema trattato.
I Minor Events sono quegli eventi locali o di “comunità”. Possono essere eventi culturali, musicali o sportivi. Attraggono principalmente audience locali e vengono realizzati per il loro valore sociale e di intrattenimento. Questi eventi possono produrre benefici quali il rafforzamento del senso di appartenenza e l'orgoglio di una comunità. I Minor Events possono aiutare la comunità a venire in contatto con nuove idee, culture ed esperienze (Es. il Festival Latino-Americano a Milano, il SUQ a Genova).
Gli Hallmark Events (Eventi caratteristici) sono quegli eventi ricorrenti "legati ad una determinata località". Gli Hallmark Events promuovono il territorio. Lo sono ad esempio il Carnevale di Rio, il Palio di Siena, Umbria Jazz, il Carnevale di Venezia, il Festival di Sanremo. Negli Hallmarks Events gli eventi e le città ospitanti diventano un tutt’uno. Questi eventi hanno un bacino d’attrazione sia nazionale che internazionale ed attraggono l’attenzione dei media.
Proviamo ora a classificare gli eventi per Tipologia (per Forma e Contenuto).
Gli Eventi Sportivi vantano una tradizione molto antica (Si pensi alle Olimpiadi dell’antica Grecia) e oggi costituiscono la parte più importante dell’industria degli eventi. La loro capacità di attirare turisti, garantire l’interesse dei media e generare impatto economico, li hanno posizionati al centro delle strategie governative.
Gli Eventi Culturali trattano principalmente arte, musica, cinema, letteratura e teatro, ma anche gli eventi enogastronomici si possono ritenere per certi versi eventi culturali quando la comunicazione dell'evento viene studiata per fare in modo che il cibo venga abbinato alla storia del luogo, alle tradizioni, all'arte della cucina, ecc. Gli eventi culturali possono essere classificati in diverse categorie: festival dedicati ad una specifica forma d’arte (Es. mostre d'arte, rassegne cinematografiche, eventi sul cibo, sull'artigianato, concorsi, ecc.), eventi che celebrano una particolare località (Es. sagre, feste di paese), eventi a calendario culturali o religiosi (Es. celebrazioni dei santi patroni, feste nazionali, Natale, Pasqua, Capodanno, ecc.), festival musicali commerciali, promozionali o turistici (Es. concerti).
Gli Eventi Aziendali e di Comunicazione possono essere di 2 tipi:
- 1. Di comunicazione interna
- 2. Di comunicazione esterna
La forza di un Evento Aziendale come strumento di comunicazione risiede nel fatto che l’evento, grazie all’elevata capacità di coinvolgimento, è in grado sia di creare interazioni molto forti con il pubblico presente, sia di raggiungere un’audience più ampia attraverso una copertura mediatica. Secondo le stime, gli eventi aziendali che si svolgono giornalmente in Italia sono circa un migliaio a fronte di un investimento economico pari a circa 5 miliardi di euro all’anno spesi per l'attività di organizzazione. Il 31% delle aziende afferma di organizzare più di 5 eventi all’anno, il 56% tra 2 e 5, il 13% soltanto 1.
Per classificare gli Eventi Aziendali occorre partire dagli obiettivi che l’impresa si prefigge e dal target al quale si rivolge.
Eventi per la comunicazione interna:
- Convention (grande riunione per presentare le novità)
- Company Day (grande riunione per celebrare una ricorrenza)
- Assemblea (media o piccola riunione per discutere)
- Meeting (media o piccola riunione di networking)
- Team building (evento per la crescita del team)
- Viaggi Incentive (evento per il coinvolgimento del team)
Eventi per la comunicazione esterna:
- Fiere (Saloni o Exhibitions) " Congressi
- Simposi
- Convegni
- Conferenze e Conferenze Stampa "Seminari e Workshop
- Tavole Rotonde
- Road Show
- Open Day
Quali sono gli Eventi di Comunicazione Interna?
La Convention è una riunione generalmente periodica di grandi dimensioni che prevede una partecipazione vasta di aderenti al medesimo gruppo (Es. azienda, associazione, organizzazione o partito politico). Lo scopo di una convention è presentare le novità dell’azienda alla luce dei risultati e dei successi ottenuti. Le convention servono all'azienda per promuovere gli ordini a seguito delle novità presentate. Alcune convention possono essere molto spettacolari, soprattutto in caso di lancio di prodotti importanti.
La Company Day è una riunione periodica di grandi dimensioni e con la partecipazione dei media che si svolge nell’arco di una giornata. Il Company Day ha come obiettivo quello di celebrare la ricorrenza di una data significativa per l’azienda (Es. l’anniversario della fondazione). E' uno strumento di comunicazione interna. Si rivolge generalmente ai dipendenti, al management, ai fornitori, ai clienti e ai media.
L'Assemblea è una riunione generalmente periodica di piccole e medie dimensioni di un’associazione, dei dipendenti di un’azienda, o di un team. L'obiettivo di un assemblea è quello di discutere su problemi interni o di gestione generale.
Il Meeting è un incontro di networking, una riunione generalmente non periodica di piccole medie e dimensioni di persone con interessi simili: ad esempio aziendali, associativi, sportivi, politici. L'obiettivo dei Meeting è quello di discutere e approfondire temi di interesse comune.
I Team Building sono eventi organizzati per la crescita del Team. Di solito vengono organizzati in località turistiche, o comunque esterne all’azienda. I Team Building hanno l’obiettivo di unire il Team. Si organizzano giochi a squadre, partite, cene, pranzi, aperitivi, ecc. che danno l’occasione di conoscersi meglio e di lavorare meglio insieme.
I Viaggi Incentive prevedono l'organizzazione di eventi organizzati per il coinvolgimento del Team. Vengono organizzati in località turistiche. I Viaggi Incentive hanno lo scopo di incrementare l’unione tra i dipendenti e l'organizzazione.
Quali sono gli Eventi di Comunicazione Esterna?
Una Fiera (detta anche Salone o Exhibitions) è una manifestazione di grandi dimensioni. L'obiettivo di una Fiera è esporre al pubblico i prodotti al fine di poterli vendere o pubblicizzarli.Esistono 3 tipologie di Fiere:
1. Fiera campionaria. Nelle fiere campionarie vengono presentati dei prodotti, specialmente ad operatori del settore che possono essere interessati alla loro commercializzazione. Queste fiere non sono generalmente aperte al pubblico dei semplici curiosi
2. Fiera popolare. Le fiere popolari, intese come manifestazioni nelle quali vengono messi in vendita prodotti di varia natura e riservate agli acquirenti finali che le frequentano per acquistare a prezzi più bassi rispetto ai negozi tradizionali
3. Fiera di Settore. Fiera dell'Artigianato, Fiera della Musica, Fiera della Nautica, ecc.
Il Congresso è una riunione periodica di settore aperta a tutti di grandi dimensioni (ad esempio annuale o biennale) stabilita con molto anticipo. I partecipanti sono numerosi e con interessi simili. Un esempio sono i congressi medici. Lo scopo di un congresso è di accrescere la preparazione professionale dei partecipanti e favorire le interrelazioni. Ogni appartenente al gruppo può contribuire al tema del congresso.
Il Simposio è una tipologia di evento simile al congresso quindi di grandi dimensioni ma che prevede la partecipazione su invito e la focalizzazione su un argomento specifico. I partecipanti sono esperti del settore. Lo scopo di un simposio è quello di elaborare gli indirizzi di ricerca.
Il Convegno è un evento non periodico di settore di medie dimensioni organizzato da un gruppo organizzato, un ente, un'associazione o una comunità. Un convegno può essere aperto ai soli membri di un'associazione oppure a tutti. Gli scopi del convegno sono scambiare le informazioni e trasferire i risultati degli studi e delle ricerche. Le azioni di marketing (con inviti) devono essere molto incisive ed efficaci per convincere i partecipanti a partecipare.
Una Conferenza è un discorso pubblico su argomenti letterari, scientifici, artistici, ecc. Se riservata ai media si definisce Conferenza Stampa. Una Conferenza stampa è un'intervista concessa da una persona nota al pubblico oppure una riunione di inviati allo scopo di discutere determinati argomenti. L'obbiettivo è creare un incontro di presentazione o di approfondimento di uno specifico argomento. Una Conferenza di solito è aperta a tutti o, nel caso della conferenza stampa, è aperta ai soli giornalisti.
Conferenze Stampa Maia Events
I Seminari e i Workshop sono riunioni di piccole e medie dimensioni con una partecipazione a pagamento limitata e rivolta agli esperti del settore. Lo scopo di un Seminario o di un Workshop è quello di arricchire la professionalità dei partecipanti con il trasferimento di saperi. Il seminario prevede una partecipazione onerosa. Nel workshop (laboratorio) c’è più spazio all’esercitazione pratica rispetto al seminario che invece è più teorico.
La Tavola rotonda è una riunione non periodica di piccole dimensioni con un numero ristretto di partecipanti specialisti e aperta al pubblico. Lo scopo di una tavola rotonda è apprendere un tema di estrema attualità. Il marketing è necessario se la partecipazione non è sponsorizzata.
Un Road show è una strategia di marketing pensata per diffondere la conoscenza del brand attraverso una serie di eventi che si svolgono su tutto il territorio. Un esempio di road show potrebbe essere quello di un brand che vende prodotti tecnologici e che programma eventi o stand nelle principali mete di shopping di una determinata area geografica (sia gallerie commerciali che direttamente “on the road”) per invitare il pubblico a testare i propri prodotti. In questo modo l’obiettivo è quello di aumentare la consapevolezza del marchio e aumentare le vendite.
L’Open Day è un giorno scelto appositamente per aprire le porte della propria attività, per ospitare chiunque sia interessato, per far conoscere l'attività e creare nuove relazioni, per far conoscere i servizi e i prodotti e mostrare fisicamente luoghi e spazi di lavoro. L’obiettivo è creare un’opportunità di visibilità per il proprio business e offrire un’occasione alle persone di chiedere informazioni liberamente, provare prodotti o servizi gratuitamente, e sentirsi un po’ come a casa: accolti e ben voluti tutti.
Commenti
Posta un commento